Version 3. Dagens tjänsteorganisation innebar att tolv förvaltningar blev en – som nu åter ska splittras upp – ett beslut som togs innan den nya organisationen ens fått tre år på sig. Men dagens organisation måste få en chans innan den överges. Det handlar om 100-tals miljoner

Den politiska fegheten i Sverige är ingen myt – den går både att förklara och förstå.
Men den måste bekämpas. Det är  bland annat detta som jag och vissa andra gör.

____________________________________

 

Del 1. Inledande sammanfattning.

Under år 2009 beslutade Umeå kommunfullmäktige att avskaffa de tolv olika förvaltningar som fanns. Målet var att skapa en  kommungemensam storförvaltning. I debatterna kring detta djärva drag framkom bland annat att förhoppningen var att spara 100 miljoner kr/året genom denna väldiga omorganisation. Detta mål har uppnåtts – och mer därtill !

Fråga? Varför ska då den nya organisationen skrotas innan den fått en reell chans?

Delsvar: En av de största förändringarna som den nya organisationer medförde var att det uppstod en professionell ekonomisk prövning av saker och ting som tidigare, på ett självklart sätt, gjordes upp mellan exempelvis den politiske nämndsordföranden,  eller kommunalrådet, och förvaltningschefen. Men nu fanns det plötsligt en stödfunktion, i form av bland annat en ekonomiavdelning, som gjorde sitt bästa för att skaffa sig insyn i de olika verksamheterna och som började ha kunskaper nog för att veta vilka ekonomiska tillskott som verksamhetsområdena borde ha – i förhållande till den summa pengar som de erhållit via den budget som erhållit majoritet i kommunfullmäktige.

De informella beslutsvägarna utmanades av de formella. Men mer än så. De formella beslutsvägarna representerade i allt högre grad en mer professionell prövning, medan de informella beslutsvägarna innehöll mindre av professionalism. Men det fanns ytterligare ett inslag: de formella och professionella besluten klarade en öppen granskning. De gamla, informella och mindre professionella, besluten klarade inte alltid en öppen granskning.

Låt mig ge ett exempel: År 1993 betalades det ut 500 000 kronor till Astridgården i Hörnefors innan det formella politiska beslutet hade tagits. Detta är ett typexempel på när amatörer agerar informellt på ett sätt som inte tål granskning. Men det hamnade på Folkbladets löpsedel via undertecknad.

Här stod ökad professionalitet mot stillastående, formella beslutsvägar mot informella och ökad transparens (öppenhet) mot en mindre öppenhet. Två ledningskulturer brakade samman.

Alltså: Å ena sidan hade de ledande politikerna röstat igenom dagens nya organisation i förhoppning att den skulle innebära en besparing på 100 miljoner kr /år. Å andra sidan blev många, speciellt av den gamla stammen av chefer och politiker, rent ut sagt förbannade när exempelvis den nya organisationens ekonomer började få en sådan insyn att deras stöd (för att vissa verksamhetsområden skulle klara budget) även började innehålla ifrågasättanden.

Detta är ett typexempel på att det inte både går att behålla det gamla och tjäna 100 miljoner kr /år på det nya.

Vissa politiker och chefer kunde anpassa sig. De insåg att även om gamla kontaktvägar stänges – öppnades också nya. Andra kunde inte anpassa sig. Det är dessa som nu är beredda att kasta bort vinster på mellan 100 – 200 miljoner om året och samtidigt kasta ut Umeå kommuns organisation i ytterligare en krävande omorganisation (både i tid, pengar och oro).

 

Del 2: två typer av problem.

Arbetet med att skapa en kommungemensam storförvaltning inleddes i januari 2010. Tre år senare, i januari 2013, sjösattes den nya kommungemensamma storförvaltningen. Det säger sig självt att det fanns inkörningsproblem. Förändringarna var stora. Jag tror att det är riktigt att säga att inkörningsproblemen för den nya kommungemensamma storförvaltningen var av två olika typer:

a) praktiska problem vilka kan sägas vara av ”passiv” art och som skulle kunna lösas via en tidsmässig ”inkörningssträcka”.

b) förändringar av maktrelationer vilka inte sällan kan vara av ”aktiv” art och som inte låter sig lösa via en tidsmässig ”inkörningssträcka”.

 

Del 3.

Praktiska problem.
Umeå kommun hade i princip lika många förvaltningar som politiska nämnder. Det fungerade så här: politikerna i Socialnämnden hade socialförvaltningen som skulle verkställa de beslut som togs av politikerna i Socialnämnden, politikerna i För- och grundskolenämnden hade sin för- och grundskoleförvaltningen som skulle verkställa de beslut som togs av politikerna i För- och grundskolenämnden, politikerna i Kulturnämnden hade kulturförvaltningen som skulle verkställa de beslut som togs av politikerna i Kulturnämnden. Politikerna i Tekniska-, Byggnads- och Fritidsnämnderna hade var sin förvaltning (tekniska-, byggnads- och fritidsförvaltningarna) som skulle verkställa de beslut som togs av politikerna i Tekniska-, Byggnads- och Fritidsnämnderna. Plus sex ytterligare nämnder som var och en hade var sin förvaltning.

När de tolv politiska nämndernas tolv olika förvaltningarna skulle slås samman uppstod naturligtvis en rad praktiska problem. Om vi ser på vilken specialistkunskap som tekniska-, byggnads- och- fritidsförvaltningarna besatt skiljde sig dessa naturligtvis åt från de specialistkunskaper som social-, för- och grundskole- samt kulturförvaltningarna besatt. Det gällde att omorganisera tolv fristående förvaltningar, med bevarande av deras specialistkunskaper, i en kommungemensam storförvaltning. Men denna nya, kommungemensamma storförvaltning blev inte en förvaltning i samma bemärkelse som de gamla förvaltningarna hade varit. Egentligen borde den nya kommungemensamma storförvaltningen ha getts ett annat namn än ”förvaltning” enligt min mening.

Den nya organisation som uppstod var mer en infrastruktur för specialistkunskaper. Den baserade sig också på en ny balans mellan politiker och tjänstemän. Det handlade om ett mycket mer sofistikerat ledningssystem för vad som blev kommunens fem olika verksamhetsområden. Dels i form av en ”stadsdirektörsfunktion” som genom en stab besatt mer resurser än vad en enda individ kunde besitta. Till detta ska läggas tre olika stödfunktioner vars uppgift det var att hjälpa de olika verksamhetsområdena. Ibland får ordet makt över tanken. Och att kalla detta för en ”kommungemensam storförvaltning” skapar tanken att detta ”bara” blev en större variant av de avskaffade tolv mindre förvaltningarna. Detta vore dock felaktigt.

 

Den nya tjänsteorganisationen kom att se ut på följande sätt.


Stadsdirektör

Verksamhetsområden       Stödfunktioner      

 

* Samhällsbyggnad          – Administration och kommunikation

* Stöd och omsorg           – Ekonomi

* Tillväxt                          – Personal

* Utbildning

* Äldreomsorg

 

 

Del 4.

Förändringar av maktrelationer.
Det är min uppfattning att det var de förändrade maktrelationerna som uppstod i det som (helt felaktigt enligt min uppfattning) kom att kallas för en ”kommungemensam storförvaltning” ledde till att den nya organisationen, för att leda och maximera nyttan av kommunens specialistkunskaper, beslutades att avskaffas redan under hösten 2017. Vid detta tillfälle hade inte den nya organisationen varit ”i drift” ens under 3 år! Detta ska jämföras med att samma organisation hade tagit hela 3 år av blod, svett och tårar att utforma – innan den togs i drift. Investeringarna i dagens organisation har varit så stora, både i tid och i pengar, att det för mig är orimligt att dagens organisation skrotas innan den ens fått en reell chans.

Hur förändrades maktrelationerna?

I de gamla, små och självständiga, förvaltningarna utvecklades bland annat väldigt nära band mellan de högre tjänstemännen i förvaltningarna (speciellt förvaltningscheferna) och de ledande politikerna inom de politiska nämnder som styrde förvaltningarna. Och tvärtom. Det utvecklades väldigt nära band mellan de ledande politikerna i de nämnder som skulle styra förvaltningarna och de högre tjänstemännen i förvaltningarna (speciellt förvaltningscheferna).

Och goda relationer är naturligtvis bra. Definitivt bättre än dåliga. Men detta är endast den ena sidan. Den andra sidan är att det uppstod en konservativ och förändrings-obenägen kultur. Denna kultur vilade på ett skikt av politiker OCH på ”politiserade” tjänstemän inom vissa av de tolv nämnderna / förvaltningarna där en stark förvaltningschef, uppbackad av en stark (eller av en svag) politisk nämndsordförande, gärna slog vakt om det bestående. Tolv kungariken där alla slog vakt om sitt.

När dessa tolv förvaltningar försvann drogs mattan bort för dessa större eller mindre kungariken. Ett helt skikt av chefstjänstemän tappade sina positioner som förvaltningschefer – deras förvaltningar försvann ju!. Detta innebar i sin tur att de tappade närheten till ”sina” politiker. För även om den rent personliga bekantskapen fanns kvar så saknade den ju mening  för en förvaltningschef utan förvaltning. Detsamma gällde för vissa politiker. De kunde inte lika enkelt få saker gjorda genom ett telefonsamtal. De var vana med att kunna åka iväg till sin förvaltningschef och ”snacka ihop sig” exempelvis om hur mycket pengar de skulle begära inför nästa budgetomgång.

 

 

Del 5.

Detta väckte även irritation hos vissa politiker – som kunde intrigera med vissa chefer

Låt oss repetera: En av de största förändringarna med den nya organisationer var att det infördes en professionell ekonomisk prövning av saker och ting som tidigare, på ett självklart sätt, gjordes upp mellan exempelvis den politiske nämndsordföranden, eller kanske ett kommunalråd, och förvaltningschefen. Men nu fanns det plötsligt en stödfunktion, i form av bland annat en ekonomiavdelning, som för att stötta de olika verksamheterna när det gällde att hålla budget även började ifrågasätta. Å ena sidan hade de ledande politikerna röstat igenom dagens nya organisation i förhoppning att den skulle innebära en besparing på 100 miljoner kr /år. Å andra sidan blev alltså många av den gamla stammen chefer och politiker minst sagt irriterade på att ibland bli ifrågasatta..

Låt mig repetera: Det vi ser i Umeå är ett typexempel på att det inte både går att behålla det gamla och tjäna 100 miljoner kr /år på det nya.

Vissa kunde anpassa sig. De insåg att även om gamla metoder försvann öppnades samtidigt nya. Men andra kunde inte anpassa sig. Dessa är nu beredda att kasta bort vinster på mellan 100 – 200 miljoner om året och även kasta ut organisationen i ytterligare en krävande omorganisation.

Vän av ordning viftar nu med handen och säger att det är den högsta politiska ledningen som har beslutat om besparingar – som exempelvis inneburit nedskärningar vad gäller personaltätheten – och att det är den ekonomiska stödfunktionens roll att hjälpa verksamheterna att klara de politiskt satta besparingsmålen. Vän av ordning påminner också om att själva omorganisationen var ett beslut av en mycket stor politisk majoriteten år 2009 som gillade moderna ord som processorienterad och som framförallt gillade tanken på att en ny organisation kunde innebära besparingar på 100 miljoner genom en ny och modern (vad hette det nu) processorienterad verksamhet.

Men det är en sak att hålla med om detta. Umeå ska ju ligga i framkant. Alltid. Men måste detta ”processorienterade” gälla just mitt revir. För övrigt, jag var förvaltningschef, nu är min förvaltning borta, var är min plats – en ny plats med lika mycket makt, prestige och lön. Minst. När detta började hända var det ett skikt som drog öronen åt sig. Kanske inte direkt. Men efter ett tag. För ju mer den nya organisationen, felaktigt kallad kommungemensam storförvaltning, ”satte sig”, och började fungera, desto mer märkes chefernas nya roller. Ibland obekväma.

Kort sagt: alla gillade inte dessa nymodigheter. Varken bland förvaltningschefer utan förvaltningar. Eller politiker vars revir (behov) började analyseras av en ekonomiavdelning. En ekonomiavdelning som visserligen agerade på uppdrag av kommunledningens uppsatta budgetramar men som ökade i effektivitet och som skaffade, eller försökte att skaffa sig, insyn i tidigare dunkelt upplysta rum.

Kort sagt: de nya maktrelationerna innebar förlorare, medan andra kände sig hotade och ytterligare andra kände sig osäkra. Den nya organisationen höll fortfarande bara på och ”körde in” sig. Och ett aktivt motstånd, baserat på förändrade maktrelationer, organiserade sig. Det var ett reaktionärt, förändringsfientligt, kunskapsfientligt, motstånd som också var fientligt mot transparens (öppenhet). Och det bestod både av politiker och chefer med avskaffade, eller hotade, revir.

En ”de lång knivarnas natt” började planeras.

 

Vi ses på måndag.

 

PS. Självkritik

Någon kanske säger ”men för nio år sedan var ju ni i Arbetarpartiet de enda som inte trodde på den kommungemensamma storförvaltningen”. Det stämmer. Vi trodde aldrig att det skulle fungera om alla tolv förvaltningar slogs ihop till en enda.

Men sammanslagningen gick bättre, rent praktiskt, än vad vi hade trott. Och vi är inte sämre än att vi kan erkänna när vi har fel och ändra oss. Men tyvärr fick vi rätt på ett annat sätt – det fanns ett motstånd som hade med förändrade maktrelationer att göra – och detta motstånd är vi inte alls glada över.

Den nya organisationen har inte ens haft 3½ år på sig. Detta ska jämföras med att det tog hela tre år att sjösätta dagens struktur. Och varje stor omorganisation sliter på personalen och skapar oro och merarbete. Arbetarpartiet anser därför att Umeå kommun måste vänta med en ny krävande omorganisation.

Det bästa, nu när den nya organisationen väl är på plats, är att ge den ytterligare ett antal år på sig så att idéerna bakom den nya organisationen får chansen att fullt ut visa den inneboende potentialen i dagens struktur. Det är ännu för tidigt att göra någon slutlig utvärdering. 

Men då utvärderingen ska göras är det viktigt att känna till en sak: de ökade kostnaderna varje år, på grund av skrytbyggen som kulturhuset Väven och det överdimensionerade badet Navet, uppgår till cirka 100 miljoner kronor. Pengar som varje år tas från driften av bland annat förskola, skola, äldreomsorg samt underhåll av gatunät och fastighetsunderhåll.

Dagens organisation, som den politiska majoriteten nu vill skrota efter endast 3½ år sparar in mellan 100 – 200 miljoner kronor varje år. Det är inte möjligt att diskuterar ännu en omorganisation utan att ta detta i beaktande. DS.

 

____________________________________________________________________________

Stöd en kunnig och orädd opposition, som bekämpar skrytprojekt, att återerövra personal- och medborgarmakt i Umeå – hjälp Arbetarpartiet nå 10 % i kommunvalet för att med råge klara 3-procentspärren etablissemanget satt för att bli av med oss.

 

4 kommentarer

  1. Caanita

    Kan det vara möjligt att den nuvarande organisationen sparat in 200-300 miljoner/år? Hur har det isåfall gått till, vilka åtgärder har skapat dessa besparingar? Antalet byråkrater och politiker torde väl vara ganska oförändrat? Tack för ditt engagemang, fortsätt oavbrutet!!

    • Jan Hägglund (inläggsförfattare)

      Jag har skrivit att det nuvarande systemet sparar in mellan 100-200 miljoner / år. Jag har INTE skrivit att det sparar in mellan 200-300 miljoner / år. Målet 2009 var också att sammanslagningen av tolv förvaltningar till en just skulle spara in 100 miljoner kr/år. Så det vore ju konstigt om inte kommunens målsättningar skulle uppnås någon gång. Den uppgift jag refererar till gavs av Aidanpää i samband med att hela budgetprocessen drogs igång fredagen 23 februari i år. Mig veterligt har ingen, inte ens de som har begått det stora misstaget att behandla Susanne Aidanpää och Lennart Malm som en brottslingar, vågat ifrågasätta dessa siffror. Och de är inte svåra att förstå. Jag kan nämna vad som bland annat ligger bakom: a) tidigare hade Umeå kommun tolv av varandra, mer eller mindre, oberoende kungadömen med liknande förvaltningsstrukturer. Alla förvaltningar hade EN högsta chef, EN större eller mindre ekonomifunktion, o s v, o s v. Kommunen ansåg sig länge inte bara ha råd med dubbla strukturer (som i två gånger en, utan i strukturer som innebar tolv gånger en)! De tolv kungadömena innebar ett starkt revirtänkande, vilket bara är ett annat sätt att säga ovilja till förändring – som i förbättring. Och de som ville göra förändringar besatt ofta inte de nödvändiga resurser som krävs för att bryta gamla mönster. Men det är just detta som dagens system har. Idag finns starka stödfunktioner som exempelvis just ”ekonomi” vilka har resurser att analysera och förändra. Och det är avskaffandet av de tolv kungadömena, samt en förändringsprocess, som lett till att kostnaderna för vissa administrativa funktioner som tidigare ökade år från år nu bromsat in. Detta är några av förklaringarna. Jag kommer att utveckla detta mer i framtida bloggar.

  2. Caanita

    Ursäkta att jag skrev fel på antalet miljoner, men jag framhärdar. Hur skulle denna besparing uppnås?
    Ingen administrativ personal har väl sagts upp, ingen minskning av antalet politiker, ingen minskning av lokalkostnaderna?
    Siffrorna presenterades tydligen vid budgetsammanträde den 23 februari ”där ingen vågat ifrågasätta dessa siffror”. Kan detta vara möjligt?

    • Jan Hägglund (inläggsförfattare)

      Caanita,
      det handlar huvudsakligen om uteblivna kostnadsökningar.
      År 2009 alla utom Arbetarpartiet stödde tanken på att skrota den gamla modellen (med en förvaltning per nämnd) så ökade ”administrationen” i en viss takt i förhållande till hur mycket verksamhetsvolymen ökade (när det gällde förskola, skola och äldre- och individomsorg samt fritid, kultur plus teknisk verksamhet samt miljö- och hälsoskydd. Tanken 2009 hos de partier som beslutade att övergå till dagens kommungemensamma storförvaltning var att det jag kallar för ”administrationen” skulle öka i en långsammare takt än vad den gjort tidigare då verksamhetsvolymerna ökat.

      Det var på detta sätt som den stora majoritet i fullmäktige som röstade igenom ”storförvaltningen” hade tänkt ”räkna hem” 100 miljoner kr/ år. Uteblivna kostnadsökningar. Eller en långsammare ökning av kostnaderna än tidigare i förvaltningsleden. Och det är också på detta sätt som den nya kommungemensamma storförvaltningen har ”räknat hem” vinster, fast bara uppåt det dubbla. Därför var det ingen av de partier som för ganska exakt ett år sedan tog initiativet till att skrota ”storförvaltningen” som kritiserat den nya modellen att inte ha levt upp till de ekonomiska förväntningarna. Jag sitter med protokollen från i maj 2017 då det plötsligt blev en majoritet mot storförvaltningen. Jag tittar även på utvärderingen från PwC, som belyst den kommungemensamma storförvaltningens både starka och svaga sidor, och inte heller där finns någon kritik mot storförvaltningens ekonomiska resultat.
      Och jag upprepar: ursprungstanken var att storförvaltningen skulle leda till minskade kostnadsökningar på 100 miljoner kr /år. Och detta har storförvaltningen uppnåt – och mer därtill.
      Men en sak är säker: I den utredning PwC gjort om den kommungemensamma storförvaltningen framgår också att en organisations kultur är starkare än dess struktur. Om det, på sina håll, finns ett bristande förtroende när det gäller förmågan hos stödfunktioner som hos ekonomiavdelningen eller hos IT att kunna leverera det stöd som behövs, då kommer nya anställningar att göras för att kunna erhålla ett mer direkt stöd. Sådana anställningar minskar naturligtvis skillnaden mellan kostnadsökningarna i dagens organisation och i den tidigare (en nämnd, en förvaltning) organisationen. Förekomsten av denna typ av anställningar handlar främst om två saker: a) tron på att den gemensamma storförvaltningen kommer att fungera bara den får tid på sig, b) viljan att ge den gemensamma förvaltningen en chans – eller viljan att aktivt motarbeta dagens gemensamma förvaltning.
      Jag hoppas du förstår. Annars gör jag gärna ett försök senare. Vänliga hälsningar.

Kommentera

E-postadressen publiceras inte med automatik.
Ägaren av bloggen kan dock se ditt IP-nummer samt den epost-adress du anger.

Följande HTML-taggar och attribut är tillåtna: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>