Mål och resultatstyrningsdag

Denna dag som jag ska berätta om är i mångt och mycket en korvstoppardag och det jag redogör för nedan är ett axplock. Jag har säkert missat en del och är det någon av mina KS-kollegor som vill inflika med något så känn er fri att så göra. Detta är hur JAG har uppfattat dagen och jag vill dela med mig en del av den till den som så önska

Idag tisdag genomförde KS (kommunstyrelsen) en gemensam arbetsdag för politiker och verksamhetschefer där ”målet” var att tillsammans ta sig an de mål och visioner som finns i kommunens budget och strategiplan (BSP 2015 – 2017) som blev antagen under förra höstens budgetfullmäktige. Tanken är att de visioner och övergripande mål som kommunfullmäktige tog beslut om ska  brytas ned till verksamhetsmål i de olika nämnderna för att bli operativa mål ute på verksamhetsgolvet och i slutändan ska det finnas en nöjd brukare, dvs en kommunmedborgare. Frågan kommunchefen tyckte vi kunde ställa oss var: Blev det som vi ville, eller blev det som det blev?

Och om detta fungerar på ett bra sätt ska en återrapportering ske från brukaren via verksamheterna, nämnderna och slutligen fullmäktige. Gick det bra? Gick det dåligt? Förändringar? Resurser?

Det låter lätt, men fullt så enkelt är det inte i en kommunal organisation. Att kort i en blogg försöka förklara de processer som styr den kommunala verksamheten är väldigt svårt och jag har inte tänkt gå något djupare in i det hela, men jag gör ett försök:

Man kan säga att de kommunala kärnverksamheterna består av en rad huvudprocesser tex utbildningsnämnden (UN) som bedriver skol och barnomsorg, men som till sin hjälp har en rad stödprocesser som kommunstyrelsen (KS) förfogar över (Lokaler, IT, skolskjutsar tex) Detta innebär att huvudansvaret ligger på utbildningsnämnden, men att  även kommunstyrelsen är inblandad på ett hörn. Krångligt? 🙂

Vi satte oss dock ned i 4 grupper och jobbade med våra övergripande mål ur BSP. Och redan där blev vi varse om mål som vid en första anblick inte var helt lätta att förstå och här fick iaf jag börja fundera över hur man gör en målskrivning…

Vad är ett mål och hur ska det skrivas? Definitioner? Ett luddigt mål på politisk nivå kan bli nästintill hopplöst för en kommunal tjänsteman att förstå vad det är politiken vill.

Enkelt uttryckt: Tjänstemännen ska göra verkstad av det politiken vill inom en given resursram. Går inte det kanske andra metoder måste prövas? Nya infallsvinklar? Om inte det heller funkar kanske målet måste skrivas om (för mer resurser lär vara svårt att få till. De är som bekant begränsade).

Vi delades in i fyra grupper med ett antal mål vi skulle titta på och det vi hade för ögonen var: Vilken önskad effekt vill vi se utifrån målformuleringen? Delmål? Indikatorer (Är målen utvärderingsbara och hur mäter vi det hela).

Det är mycket på ett järnspett och tiden flög iväg, men det var fruktsamma samtal i de olika grupperna som på eftermiddagen redovisade det hela i storgrupp.

Det återstår mycket arbete och som det sas: Vi går från ett sätt att jobba till ett annat mer processtyrt, målinriktat sätt. Allt för att på bästa sätt förvalta de resurser kommunen förfogar över.

Tanken är sedan att få till en kedja och ett system från kommunfullmäktige ända ned till brukaren (du käre läsare) och vise versa tillbaka igen. Och här är det viktigt att få till ett gemensamt rapporteringssystem för både politik, verksamhetschefer och anställda ute på golvet för att kunna se målen, vad/vilka som äger dem, vad som ska göras, hur det har gått och en utvärdering av det hela tillbaka.

Vi fick även se prov på hur man jobbar på detta med processer på flygplatsen och vad jag förstår har man goda erfarenheter av detta sätt att jobba.

Dagen gick mot sitt slut, ALLA var nöjda. Diskussionerna var långa och goda och jag måste säga att jag lärde mig en hel del av denna dag.

Och här tar en av mina krångligast inlägg med en hel del upprepningar slut. Hoppas att du stod ut.

Ett rim på köpet!