Örebros e-postpolicy

Nyligen har media uppmärksammat Örebro kommuns nya policy avseende e-post, som sänds till anställda och som på grund av semester eller andra skäl inte kan öpnna den. Det hela presenteras som något alldeles extra smart och radikalt. Anställda och andra tillfrågas om vad de tycker om saken. De flesta menar att det absolut inte är OK med en sådan tingens ordning.

Ogenerat talar man om sin ’privata’ post och den jobbrelaterade. Ingen kommunanställd eller anställd i annan myndighet torde med rent samvete kunna påstå, att de aldrig använt sin arbetsgivares e-post (och tid) för ett och annat privatbrev. Alla får då och då också privatbrev via sin jobbadress. Åt det kan de ju inte göra något annat än tala om för avsändaren, att all e-post som kommer på den adressen faktiskt ÄR tjänstebrev. En helt annan sak är sedan om de e-breven registreras som inkomna eller hanteras som bl.a. de mesta av reklamen som kommer, nämligen bara läses som sedan raderas.

Skyldigheten att hantera inkommen post till myndigheten, kommunen, gäller dock generellt och givetvis även, när innehavaren av den aktuella e-postlådan har semester eller av andra skäl inte kan öppna, läsa, besvara eller på annat sätt åtgärda den inkomna handling, som ju e-brevet är.

Långt innan Örebro kommun kommit på hur man skall kunna svara mot de krav som ställs i förvaltningslagen, gjordes detta klart för Vännäs kommuns anställda i ett dokument ’Handhavande av e-post’, sammanställt av mig och senare ’välsignat’ och distribuerat av kommunchefen.

Nå, hur har då Vännäs kommun löst frågan? Jo, på enklaste tänkbara sätt, nämligen genom att ålägga alla anställda med egen e-postadress att vid frånvaro mer än två dagar, vidarebefordra sin e-post till myndighetsbtrevlådan, som tas om hand dagligen samtliga vardagar under året. En kopia av det inkomna e-brevet vidarebefordras dit och blir sedan behandlat helt enligt vad lagen kräver. Alla e-postprogram ger möjligheten att automatiskt vidarebefordra inkommen e-post. Brev som är av direkt ’privat’ karaktär lämnas givetvis utan åtgärd, när hamnar i myndighetsbrevlådan.

Detta har gällt i flera år i Vännäs kommun. Dessvärre har bevisligen inte alla tagit kommunchefens direktiv till sig fullt ut. Åtminstone vet kommunens anställda sedan länge vad som gäller och det är därför upp till dem att själva avgöra i vilken omfattning de vill ’lyda’ chefen respektive förvaltningslagen.

Mot bakgrunden av detta förstår jag alltså inte ’uppståndelsen’ i media kring Örebros policybeslut i frågan.