Jag har nyligen varit med om något ovanligt knasigt. Det gäller en upphandling av kommunikationstjänster som precis avslutats för Öviks kommun.

I snart två decennier har jag jobbat med marknadskommunikation genom att bygga och driva reklam, event, pr byråer om vartannat. Vår kommunikationsgrupp N2K omsätter idag ca 34 miljoner per år, vilket placerar oss bland toppen i Norrland och inte allt för sällan har vi varit med och slagits om offentliga upphandlingar. Vi har både vunnit och förlorat genom åren men alltid upplevt att vi varit schysst behandlade.

När man som byrå ger sig in i leken med offentliga upphandlingar får man vara beredd på några saker:

1. Att lägga ned väldigt mycket tid som du inte kommer få betalt för om du förlorar (oftast 150-400 timmar beroende på storlek)
2. Offentlig upphandling är en bedömningssport precis som konståkning. Du förlorar eller vinner på att några individer bedömer dina tidigare genomförda prestationer
3. Bedömarna köper vanligtvis inte kommunikationstjänster varje dag vilket kan innebära ett visst kompetensglapp så oavsett hur bra personal, referenser eller prisvinnande kampanjer du har så kan du förlora

Detta är oskrivna regler som man godtar. Ger man sig in i leken får man leken tåla, helt enkelt. Alla byråer är medvetna om detta.

För ett par veckor sedan utlyste Öviks kommun en upphandling av: Marknadskommunikation med strategisk kommunikationsplanering diarienummer A15-034F.

Halleluja, en av byråerna i N2K, satte ihop en arbetsgrupp som arbetade ca 200 timmar för att kunna lämna en så relevant och bra anbud som möjligt.

I alla upphandlingar så finns det formalia i form av skallkrav såsom säkerställande av kompetens, utbildningar, ARU och annat viktiga delar som säkerställer att byrån man söker har i grunden det som krävs för jobbet.

Det finns även riktlinjer och krav på hur man ska lämna in sitt material, antal sidor, bilagor och annat. Mycket lämnas för tolkning men man strävar alltid, som byrå, efter att  säkerställa att man gör allt rätt till punkt och pricka. Man vill ju inte falla på att man lämnar för mycket text exempelvis…

I specifikt denna upphandling för Övik så finns det en text (gällande beskrivning av ett arbetsprov under skallkravet) som säger:

…beskrivningen får vara högst fyra (4) A4:or (14 000 tecken inkl. blanksteg). Bifoga även exempel på slutprodukt av uppdraget i digitalt format.

Regeln syftar till att reglera mängden information så att inte upphandlarna får för mycket att gå igenom. Vilket man kan förstå speciellt om man får in gigantiska mängder med ansökningar. Det blir jobbigt att gå genom allt material och försvårar bedömningen. Det är också ganska vanligt att upphandlingarna lämnas på webben och då regleras textmängderna av webdokument så att mängderna blir korrekta. Men så var det inte i detta fallet. Det var upp till byrån att själva hålla koll på mängden text.

Här gjorde vi på Halleluja ett dyrt misstag visade det sig. I jakten på perfektion så gjordes en slutjustering i sista sekunden vilket i sin tur ledde till att ett av arbetsproverna gick över med ca 175 tecken (inklusive blanksteg). Ett uppenbart misstag, som vi fick betala dyrt för.

Halleluja diskvalificerades helt från upphandlingen. Omedelbums.

Vi slängdes i soporna utan vidare bedömning. Frågan huruvida vi var kompetent eller prisvärd nog för uppdraget hade ingen som helst betydelse längre. Det var viktigare att det fanns 175 tecken för mycket text i arbetsprov 1.

Vårt misstag på 175 tecken innebar 200 byråtimmar i soporna. För Öviks kommun innebar det att de diskvalificerade 33% av anbuden eftersom de bara fått in tre totalt. Så nu satt de bara med två.

Rätta mig om jag har fel men här är det väl ändå något som är ordentligt galet i systemet, eller?

Jag har tidigare varit med om att det skett misstag och då har ansvarig upphandlare ringt och påpekat de uppenbara misstagen för att de är genuint intresserade av att få in så många anbud som möjligt. Det har hänt oss och jag vet att det har hänt våra konkurrenter. Jag tycker att det är schysst och visar på att parafgrafrytteri inte måste innebära idioti. Det finns utrymme för tolkning. Alltid.

Den här gången ringde ansvarig upphandlare i Övik oss efter att vi meddelats diskvalificerad (en del mail skickades även innan) för att beklaga sorgen. Hon verkar vara en rak och ärlig person vilket jag uppskattar. Hon höll med om att hon hade sett att det var ett uppenbart misstag men som upphandlare så skulle hon bryta mot lagen om hon låtit det passera. Man måste helt enkelt hålla sig till reglerna, meddelade hon.

Jag respekterar henne för det och förstår att hon bara gör sitt jobb. Men regeln stödjer dock inte huvudsyftet dvs att få in så många kvalitativa anbud som möjligt.

Det är också därför det är svårt att vara tyst och låta allt passera. För framtida upphandlingar måste detta göras om.

Jag har lärt mig att aldrig kritisera om du inte kan komma tillbaka med konstruktiv kritik. Så varsågod Öviks kommun:

1. Om +175 tecken inklusive blanksteg blir ett jätteproblem vs lämna in kvalitativa anbud, säkerställ då att det inte går att skriva mer genom att göra ett webformulär som säger ifrån när man skriver för mycket

Alla kommer tjäna på att reglerna ses över och förbättras. Och möjligen kan vi i framtiden sedan vara överens om att: Förr i tidn va man ju dum i huve nå jävulskt..!

PS. För er som undrar hur mycket 175 tecken inklusive blanksteg är, se nedan:

Förr i tidn va man ju dum i huve nå jävulskt Förr i tidn va man ju dum i huve nå jävulskt Förr i tidn va man ju dum i huve nå jävulskt Förr i tidn va man ju dum i huve nå jävu