Kommunen har inget lagligt stöd för att vägra lämna ut en handling med hänvisning till att det är arbetsmaterial.

För ett par veckor sedan JO-anmälde jag kommunen för att de inte lämnade ut handlingar i enlighet med vad lagen kräver! Detta slutade med att JO tilldelade kommunen en erinran om deras skyldigheter i detta avseende. En erinran är en mild form av varning som utdelas för att påminna om myndighetens skyldigheter, vilket jag tycker var lite väl snällt. Jag hade självklart gärna sett att en utförlig utredning av kommunen hade gjorts, men man kan ju inte få allt som man önskar. Men det är i alla fall ett tydligt bevis på att Umeå kommuns hantering av den här typen av ärenden lämnar en hel del övrigt att önska.

Mitt senaste försök att begära ut handlingar från kommunen avlöpte ungefär som förväntat, jag fick ingenting av det jag begärt ut, absolut ingenting! Däremot så fick jag sju helt irrelevanta protokoll som jag definitivt inte efterfrågat, man kan ju undra varför… Förutom dessa meningslösa protokoll fick jag förstås också en tydlig förklaring till varför jag inte fick ut de handlingar som jag faktiskt efterfrågat, förklaringen lyder så här:

”I pågående ärenden kan arbetsmaterial förekomma. Arbetsmaterial är inte en upprättad handling och därmed inte heller allmän handling och lämnas därför inte ut.”

Japp! Det var väl slutet på den historien, det är bara att gilla läget och låta kommunen jobba vidare i lugn och ro. För lugnt måste det onekligen vara eftersom någon insyn i deras arbete inte är möjlig!

Här är några av de uppgifter jag begärde ut:

• Företagsnamnet på det konsultföretag som gjorde den nya bedömningen av Bullmarks befintliga skola. Om det mot förmodan inte var ett företag så vill jag ha namnet på den eller de personer som genomfört bedömningen.
• Protokoll eller motsvarande där ovan nämnda konsults bedömningar finns noterade.
• Datum och tidpunkt för när den aktuella bedömningen genomförts på Bullmarks skola.
• Om bedömning gjorts på annat sätt vill jag gärna ha en redogörelse för detta.

Men som sagt så var ju allt detta arbetsmaterial och därför vägrar kommunen lämna ut dessa uppgifter! Inte ens namnet på konsultfirman vill de yppa! Jag tycker dock att det är märkligt att de enda uppgifter som har legat till grund för ett beslut inte anses vara en upprättad handling. Det innebär att inte ens de beslutande politikerna får tillgång till underlaget eftersom det är arbetsmaterial. Enligt uppgift har materialet i vissa fall inte ens varit skriftligt. Frågan om Umeå verkligen styrs på ett demokratiskt sätt aktualiseras återigen. De få som sitter med makten tycker säkert att det är i sin ordning, men många av oss andra har nog en helt annan uppfattning kring denna hantering!

Det är ju inte heller helt enkelt att veta vad som egentligen är arbetsmaterial och vad som är en upprättad handling. Men som det ser ut så är så gott som alla underlag i skolfrågan klassade som arbetsmaterial. I vilket fall som helst så kan vi nog konstatera att det här med att underlagen anses vara arbetsmaterial är kommunens absoluta favoritskäl till avslag vid begäran om utlämnande av allmän handling.

För att vi ska kunna bedöma vad som egentligen räknas som en upprättad handling ska vi kika litegrand på vad Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor säger om vad som är en upprättad handling. www.samradsgruppen.se (Samrådsgruppen är ett samverkansorgan mellan Riksarkivet och Sveriges Kommuner och Landsting)

Upprättad handling

Enligt 2 kap 7 § Tryckfrihetsförordningen (TF) ska en handling anses upprättad

• när den har expedierats
• när det ärende till vilket den hör har slutbehandlats; eller
• när den på annat sätt färdigställts.

Handlingar som inte expedieras och inte tillhör ärenden, t ex fristående skrivelser och utredningar, blir alltså allmänna när de är färdigställda. Protokoll blir enligt samma paragraf allmänna efter justering. Vad gäller diarier, register, journaler så räknas de som upprättade så snart de är färdiga att tas i bruk. Man behöver alltså inte ha börjat föra in uppgifter i dem.
Händelser av vikt i ett ärende som lämnats muntligt t.ex. vid ett telefonsamtal eller annan muntlig kontakt eller som inkommer skriftligt via t ex SMS ska dokumenteras. Denna sk tjänsteanteckning är en upprättad allmän handling.

Här hittar vi en hel rad med spännande fakta om vad en upprättad handling egentligen är. Särskilt intressant här är det som skrivs gällande händelser som anses vara av vikt för ärendet. Oavsett om sådana uppgifter lämnas muntligt, skriftligt eller via sms så ska de dokumenteras och denna tjänsteanteckning blir då en upprättad handling. Vilket innebär att om det gjorts en bedömning av Bullmarks skola och resultatet av denna bedömning lämnats muntligt så ska detta dokumenteras. Så politiker och tjänstemän kan alltså inte hävda att det inte finns några skriftliga uppgifter, vilket faktiskt ändå skedde när C, V och KD efterfrågade skriftliga underlag vid senaste sammanträdet med FoG.

Det svar jag fick från kommunen lät mig förstå att det i pågående ärenden kan förekomma arbetsmaterial. Här blir jag lite konfunderad, för det ärende som jag vill ha ut handlingar i är ju faktiskt redan avslutat och dessutom borde det enligt ovanstående även finnas upprättade handlingar kopplade till ärendet eftersom t.ex. den bedömning som gjorts av skolan är av vikt för ärendet. Sedan så borde väl ett beslut i För- och grundskolenämnden markera ett avslut för ett beslutsärende, eller? Så med andra ord så skulle jag ha fått ut uppgifterna eftersom ärendet är avslutat och vi kan ju läsa klart och tydligt i tryckfrihetsförordningen vad som gäller då: ”en handling anses upprättad när det ärende till vilket den hör har slutbehandlats; eller när den på annat sätt färdigställts”.

Men kommunen fortsätter trots detta obönhörligt att vägra lämna ut uppgifter på grund av att det är arbetsmaterial. Kan det vara så att själva begreppet arbetsmaterial är nyckeln här? Efter en smärre dammsugning av internet så hittade jag till sist en bok där tillämpningen av tryckfrihetsförordningen beskrivs ur ett journalist- och medborgarperspektiv. Denna bok används bland annat vid landets journalistutbildningar.

I den aktuella boken, Yttrande och tryckfrihet av Anders R Olsson kan vi läsa följande:

Arbetsmaterial eller minnesanteckningar
Ibland kan myndigheten påstå att uppgifterna eller handlingarna är arbetsmaterial och därför inte är någon allmän handling. I lagen finns inte ordet arbetsmaterial nämnt. Det innebär i sin tur att det begreppet inte har något lagligt stöd. Du ska alltså inte låta dig nöja med att man hänvisar till arbetsmaterial.

Däremot finns ordet minnesanteckningar i Tryckfrihetsförordningen 2:9.  Med minnesanteckning avses:

• Det har skapats av någon på myndigheten
• Det tillhör ett ärende på myndigheten
• Det har skapats bara för handläggningen av just det ärendet.

När är då en minnesanteckning allmän? Om den sparas i akten. Den ska sparas om den ”innehåller upplysningar av betydelse för myndighetens agerande – som ’har tillfört ärendet sakuppgift’ – om dessa upplysningar inte finns i någon annan av ärendets handlingar”.

Halleluja, nu finns det bevis för mörkläggningen…

Föga förvånande så visar det sig att Umeå kommun bluffar även här! Det finns inget som ens heter arbetsmaterial i lagens mening. Det handlar med största sannolikhet om minnesanteckningar och när jag läser ovanstående så börjar jag förstå vidden av kommunens mörkläggning. Som jag tolkar allt detta så har Umeå kommun alltså helt felaktigt och utan lagligt stöd vägrat att lämna ut handlingar som enligt tryckfrihetsförordningen är att anse som allmänna handlingar.

Det här betyder att ännu en av kommunens alla bluffar blivit avslöjad. Det här borde helt klart förbättra medborgarnas möjligheter att utöva sin demokratiska rättighet att granska kommunens förehavanden! Det här borde även innebära att de politiker som inte tillhör den ”innersta kretsen” nu också får bättre insyn i frågor som de skall besluta om, vilket blir en upprättelse för den just nu rejält sargade demokratin.

Jag vet inte riktigt vad ni säger om allt detta, men jag tycker mig känna en tydlig doft av överklaganden och JO-anmälningar här!

Umeå kommuns fuskbygge till korthus – byggt på lögner, bluffar och dimridåer – håller nu till sist på att falla samman! Den ljusnande framtid är vår…