Effektivare möten & inga möten i onödan!

Efter att ha varit med i politiska sammanhang sedan ungdomsåren i slutet på 80-talet, och inom kommunpolitiken sedan 90-talet, så kan jag med emfas konstatera att det är alldeles, alldeles åt skogen för många möten – onödiga sådana – på alla möjliga nivåer.  Tyvärr finns det också en märklig kultur, där man ofta premieras utifrån delaktighet: ju fler möten man kan delta i på dagar, helger och kvällar – desto mer engagerad och duktig blir man sedd som. Så kan vi inte längre ha det.

(Bilden ovan är naturligtvis med glimten i ögat, och har florerat på bl.a. sociala medier. Men många kan nog känns igen sig från i alla fall något tillfälle som varit fullständigt bortkastat)

Lika illa är det på många håll inom annan verksamhet, såväl offentlig som privat. Har tappat räkningen på alla dem som vittnar om hur annars produktiva och extremt skickliga personer tvingas tillbringa sin tid i meningslösa interna möten var syften och mål är högst oklara. Timme efter timme, dag efter dag, vecka efter vecka. Men det finns fortfarande de som anser att sitta i möten är höjden av viktighet. Att sedan inte mötet leder till något spelar uppenbarligen ingen roll.

Vi har alla ett ansvar. Själv har jag försökt dra mitt strå till stacken genom att i det närmaste halvera mötestiden (eller ännu mer)  i de olika fora där jag själv har möjlighet att sitta som ordförande. Och gissa vad? Det går alldeles utmärkt och ingen klagar över att på kvällen få komma hem till familjen i hyfsat vettig tid. Det blir inte bättre politik för att människor tvingas offra kväll efter kväll på sena sammanträden. Det blir inte heller bättre kommunal verksamhet för att personalen tvingas sitta i ännu fler möten, och ha ännu längre möten.

Här har den som kallar till ett möte ett särskilt stort ansvar. Behövs mötet överhuvudtaget? Är rätt personer inbjudna? Är mötet förberett? Behöver man ens sitta ned, eller kan man ta mötet stående? Var ute på företagsbesök vid ett tillfälle, där de berättade hur de hade stående möten. Erfarenheten visade sig att mötena blev mer effektiva och koncisa då. Som ett exempel.

Inom Umeå kommun har vi moderater upprepade gånger föreslagit att ge uppdrag till förvaltningen att att som nytt riktmärke för kommunens interna verksamhet, halvera den tid som går åt till enbart interna möten. Tyvärr har vi fått avslag på förslaget. Talande är också att vid den ombyggnad av stadshuset som genomfördes för några år sedan, så mer än FÖRDUBBLADES antalet mötesrum.

”Antal mötesrum innan ombyggnationen: 28st + Kommunfullmäktige med 5 mötesrum.

Efter ombyggnationen: 63st + Kommunfullmäktige med 5 mötesrum.”

Mitt motto, som jag fick lära mig för många många år sedan, är:
När du kallar till ett möte – kom ihåg att du stjäl andra människors tid.

Slutsats: Inga möten i onödan. Tiden kan användas till bättre saker.